Office插件：老兄，偶十分敬佩你，但是如果你與我聯(lián)合起來(lái)，便能獲得更強(qiáng)大的力量！我的口號(hào)是：幫你伸長(zhǎng)手腳，強(qiáng)健體魄，事半功倍，你的不足，我來(lái)補(bǔ)！讓不能變成可能，讓繁瑣變得簡(jiǎn)單！
一、Office 公用插件
1.兄弟們都來(lái)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換
有時(shí)候需要處理一些繁體辦公文件，盡管認(rèn)識(shí)那些繁體文字，但是閱讀起來(lái)還是吃力。Word中提供了簡(jiǎn)繁的轉(zhuǎn)換功能，可是對(duì)于Excel、PPT、Access等等Office組件來(lái)說(shuō)，這項(xiàng)功能在典型默認(rèn)安裝中沒(méi)有提供。別著急，安裝上了Office XP/2003 簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換程序，一切可以輕松搞定。
到這里將Office XP/2003 簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換工具下載（這是一個(gè)只有340KB的小程序，但功能可不�。Ｏ旅婢鸵栽贓xcel中實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換功能為例，來(lái)測(cè)測(cè)它的功力吧。
第一步：將Office XP/2003 簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換程序安裝到計(jì)算機(jī)之中并打開(kāi)Excel文件，就可以看到在“工具”菜單下面增加了一個(gè)“中文間繁轉(zhuǎn)換”子菜單，其中包含了“轉(zhuǎn)換為簡(jiǎn)體中文”和“轉(zhuǎn)換為繁體中文”兩項(xiàng)。
小提示：Office XP/2003 簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換程序安裝后，在Office其他組件中的“工具”菜單中也會(huì)出現(xiàn)此選項(xiàng)。
第二步：當(dāng)選中單元格中的需要轉(zhuǎn)換的文字時(shí)，只要選擇“轉(zhuǎn)換為簡(jiǎn)體中文”或者“轉(zhuǎn)換為繁體中文”選項(xiàng)即可完成簡(jiǎn)繁文字的轉(zhuǎn)換，而且被轉(zhuǎn)換的文字只是單元格中的內(nèi)容，其他部分還會(huì)保持原樣。如果想要轉(zhuǎn)換單張或者多張工作表，只要單擊工作表標(biāo)簽，然后使用“中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換”菜單中的相應(yīng)命令即可。這里要注意如果在工作表中內(nèi)嵌文本框的話也會(huì)一并被轉(zhuǎn)換了。
小提示：如果要想轉(zhuǎn)換多張工作表，只需要按住Ctrl鍵，然后逐個(gè)單擊要轉(zhuǎn)換的工作表標(biāo)簽，再使用“中文簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換”即可。其他的Office組件的簡(jiǎn)繁轉(zhuǎn)換操作與上面的操作類(lèi)似，有了它就再也不用面對(duì)滿屏的繁體文字了。
2.急診名醫(yī)文件修補(bǔ)器
領(lǐng)導(dǎo)要出門(mén)開(kāi)會(huì)，臨走前留了一份“長(zhǎng)篇大論”的任務(wù)，要求務(wù)必在短時(shí)間內(nèi)完成�？蓱z的筆者熬了大半宿，終于將這項(xiàng)艱苦的任務(wù)完成了，然而第二天準(zhǔn)備交給領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)候卻發(fā)現(xiàn)再次打開(kāi)文檔時(shí)，提示“文件已損壞，無(wú)法打開(kāi)”的字樣。挨領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)事小，如果耽誤了重要的工作進(jìn)程，可不是鬧著玩的。
難道就這樣使辛勞的工作化為烏有嗎？一款小軟件，解決了這場(chǎng)危機(jī)。“Office文件修補(bǔ)器”這款軟件個(gè)頭雖�。ㄖ挥�1901 KB），但是它卻能夠修復(fù)大部分遭到損壞的Office文檔。
從這里將它下載下來(lái)并進(jìn)行安裝，在安裝過(guò)程中它會(huì)詢問(wèn)需要安裝的軟件，這時(shí)在列表框中選擇相應(yīng)的復(fù)選框，然后一路“Next”即可安裝好。安裝完畢后，不但可以在“程序”菜單中就可以看到生成的程序項(xiàng)，而且還能夠在Office組件的菜單里自動(dòng)加入"Recover"選項(xiàng)，方便使用。
它修復(fù)的方法很簡(jiǎn)單，但非常有效。以修復(fù)破損的Word文檔為例，啟動(dòng)“WordRecovery”并進(jìn)入到主界面中，如圖2所示。單擊“Recover”按鈕，在彈出的對(duì)話框中找到要修復(fù)的Word文檔，即可實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔進(jìn)行修復(fù)，并且還會(huì)自動(dòng)地在Word中打開(kāi)那個(gè)修復(fù)好的文件。其他Offcie文檔的修復(fù)方法與上面的操作類(lèi)似。
二、Word插件
1、公式之神MathType
作為一名教師，在使用Word時(shí)，會(huì)經(jīng)常遇到公式輸入的問(wèn)題，對(duì)于簡(jiǎn)單的公式輸入起來(lái)還算容易，可以當(dāng)遇到非常復(fù)雜的公式，可就一籌莫展了，不但消耗了大量的精力，而且浪費(fèi)了許多寶貴的時(shí)間，結(jié)果也總不盡如人意。安裝了公式編輯器這個(gè)插件，就可以在Word輕松實(shí)現(xiàn)公式以及符號(hào)的輸入，大大減輕煩惱。
第一步：從http://www.mathtype.com/en/products/mathtype/中將MathType下載下來(lái)并安裝，然后就可以從程序菜單中或者在Office組件中通過(guò)從主菜單中選擇 "插入→對(duì)象" 命令，在彈出的對(duì)話框中的“新對(duì)象”內(nèi)進(jìn)行選擇它。
小提示：打開(kāi)Word，首先會(huì)彈出一個(gè)“安全警告”對(duì)話框，詢問(wèn)你是否啟用“MathType V5.2a”插件，這是因?yàn)楹芏嗟谌降牟寮际腔凇昂辍眮?lái)嵌入和運(yùn)行的，而處于安全的考慮，一般都將“宏”的安全性默認(rèn)為高，這樣一些第三方的插件就無(wú)法運(yùn)行了。其實(shí)解決的方法很簡(jiǎn)單，只要將“宏”的安全性設(shè)置為較低一些，并通過(guò)“啟用宏”命令即可運(yùn)行所安裝的插件了。
第二步：打開(kāi)MathType，它附加了七十多種專(zhuān)用符號(hào)字體，數(shù)百種公式符號(hào)和模版，涵蓋數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、地理等科學(xué)領(lǐng)域。在界面上方的工具欄中集成了許多常用的數(shù)學(xué)符號(hào)及公式按鈕，選擇并單擊這些按鈕即可插入到工作區(qū)中。在工具欄的下方分門(mén)別類(lèi)地設(shè)置了“代數(shù)學(xué)”、“微分”、“統(tǒng)計(jì)學(xué)”、“矩陣”、“集合”、“三角函數(shù)”、“幾何學(xué)”中常用的公式模板和疑難符號(hào)，對(duì)快速輸入非常有幫助。另外雙擊界面下方狀態(tài)條上的“類(lèi)型”、“大小”、“縮放”、“顏色”選項(xiàng)，還可以對(duì)其進(jìn)行自定義的設(shè)置。
圖1 用MathType輸入數(shù)學(xué)公式
第三步：公式編輯完成后，其保存與再使用也非常方便。在打開(kāi)Word文檔使用“MathType”進(jìn)行公式編輯后，可以選擇“關(guān)閉并返回文檔”，也可以將編輯好的公式“副本另存為”*.wmf的Windows圖元文件格式，在使用時(shí)可以直接粘貼到Word文檔中，也可以通過(guò)MathType再次編輯。
2、我的文檔不要?jiǎng)?
領(lǐng)導(dǎo)給了一份非常重要的材料，并且再三囑咐，其中的一些內(nèi)容不要讓無(wú)關(guān)的人看到，可是這臺(tái)電腦經(jīng)常有人使用，如果他們打開(kāi)Word時(shí)就會(huì)很容易看到機(jī)密文件的內(nèi)容。雖然可以使用Word自帶的加密功能，但是這項(xiàng)功能適合應(yīng)用于通篇文檔的加密，如果只想要對(duì)文檔部分的內(nèi)容進(jìn)行加密的話，它就無(wú)能為力了。
還好在這里找到了Word Redaction，這款專(zhuān)門(mén)用于加密文檔部分內(nèi)容的小工具，使這一問(wèn)題應(yīng)刃而解。
第一步：將Word Redaction安裝好后打開(kāi)Word，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在其中多了一個(gè)Redaction工具欄，它包含了六個(gè)按鈕，分別為“Mark（標(biāo)記）”、“Remove Mark（移除標(biāo)記）”、“Show Marks（顯示標(biāo)記）”、“Hide Marks（隱藏標(biāo)記）”、“Redact Document（修訂文檔）”以及“Help（幫助）”按鈕。另外當(dāng)在工作區(qū)中單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中也會(huì)發(fā)現(xiàn)多出來(lái)了“Redaction”菜單命令。
第二步：選中要加密的文字，可以使用鼠標(biāo)左鍵拖曳再加上Ctrl鍵來(lái)完成多段文字選擇，然后單擊Redaction工具欄中的“Mark”按鈕將其標(biāo)記上，被標(biāo)記的部分顯示為灰色的底紋。
小提示：標(biāo)記過(guò)程中，用戶可隨時(shí)使用Remove Mark移除所有文檔中的標(biāo)記。也可以使用Show/Hide Mark按鈕，用來(lái)顯示/隱藏標(biāo)記。
第三步：?jiǎn)螕簟癛edact Document”按鈕即可將當(dāng)前文檔轉(zhuǎn)換為加密文檔。另外在進(jìn)行加密之前，系統(tǒng)會(huì)進(jìn)一步提示你確認(rèn)加密的內(nèi)容，因?yàn)槲臋n加密的過(guò)程是不可逆的。同時(shí)在加密時(shí)還會(huì)有進(jìn)度提示框顯示當(dāng)前工作完成情況。
第四步：最后系統(tǒng)會(huì)繼續(xù)彈出對(duì)話框，用以確定加密文檔標(biāo)記為“只讀”還是“編輯”屬性。選擇完成后，Word將自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)以“文檔X”命名的新文檔，這就是需要的加密文件了。
三、Excel插件
1.函數(shù)庫(kù)功能擴(kuò)擴(kuò)擴(kuò)
平時(shí)利用Excel計(jì)算一些數(shù)據(jù)的總和、平均數(shù)等等，手到擒來(lái)，今天表妹求助，要將電子表格中指定的阿拉伯?dāng)?shù)字轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的中文大寫(xiě)金額，并且計(jì)算所得稅額，這在Excel現(xiàn)有的函數(shù)庫(kù)中找不到現(xiàn)成的計(jì)算公式。
這難不倒筆者，特意從這里中將“Excel Home 擴(kuò)展函數(shù)庫(kù)(EHFL21P.XLA)”這個(gè)小插件下載下來(lái)。Excel Home 擴(kuò)展函數(shù)庫(kù)也是以加載宏的方式來(lái)使用的，所以在安裝時(shí)要注意宏的設(shè)置，首先應(yīng)該將其級(jí)別調(diào)節(jié)的低一些，然后再單擊菜單欄中的“工具→加載宏”命令，瀏覽并找到Excel Home 擴(kuò)展函數(shù)庫(kù)并將其加載上即可。
Excel Home 擴(kuò)展函數(shù)庫(kù)的使用與Excel內(nèi)置的函數(shù)庫(kù)使用的方法一樣，單擊Excel函數(shù)輸入框上的“fx”按鈕，在彈出的“插入函數(shù)”對(duì)話框中選擇“用戶定義”類(lèi)別即可使用這些新增的函數(shù)了。
圖2 Excel Home 擴(kuò)展函數(shù)庫(kù)有眾多現(xiàn)成的函數(shù)
2.超級(jí)助力Excel工具集
Excel的功能非常強(qiáng)大，雖然足以應(yīng)付一般的工作需求，但它也并不是十分完美，仍然缺少一些實(shí)用的功能，比如將工作表轉(zhuǎn)換為圖片、輸出圖表為圖片等等，而"Excel超級(jí)工具集"恰好在這些方面提供了很多Excel未提供的功能，甚至包括英語(yǔ)輔助學(xué)習(xí)、隨機(jī)數(shù)生成等功能。它同樣也是以宏的方式來(lái)加載并使用的。加載后，就會(huì)在Excel的主單欄中看到它，如圖7所示。它包含了四大類(lèi)：工作表工具、圖表工具、其他工具以及學(xué)習(xí)工具，每一類(lèi)中又包含了多個(gè)實(shí)用工具，如以圖形方式輸出區(qū)域、單元格3維效果、隨機(jī)數(shù)生成器、英語(yǔ)365句等等，使用起來(lái)既簡(jiǎn)單又方便。
四、PPT插件
1.讓Flash輕松在PPT中安家
將作品向大家演示，通常都會(huì)使用PPT，因?yàn)樗僮骱?jiǎn)單，幻燈片切換效果及特效非常的豐富，然而它在動(dòng)畫(huà)制作方面卻顯得先天不足，無(wú)法提供更多、更漂亮的動(dòng)畫(huà)制作功能，而Flash卻恰恰是一款動(dòng)畫(huà)制作的利器，但是其復(fù)雜的操作卻讓筆者望而生畏，雖然可以利用PPT中的控件可以添加上Flash動(dòng)畫(huà)，其英文設(shè)置卻看得不十分懂，那么如果才能夠?qū)PT和Flash有機(jī)地結(jié)合到一起，使演示文稿錦上添花呢？
Swiff Point Player這款PPT插件可以輕松地實(shí)現(xiàn)PPT與Flash的完美結(jié)合。在這里下載下來(lái)并安裝好后，打開(kāi)PPT就可以在“插入”菜單中看到“Flash Movie”命令。它的使用非常簡(jiǎn)單，單擊“Flash Movie”命令，在彈出的對(duì)話框中找到Flash文件，即可將其插入到某一張幻燈片上了，然后像調(diào)節(jié)圖片大小一樣的對(duì)插入的Flash文件進(jìn)行調(diào)節(jié)，最后就可以進(jìn)行播放了，而且效果非常流暢。
圖3 用Swiff Point Player在PPT中插入Flash
2.讓幻燈片的動(dòng)畫(huà)效果更豐富
要上公開(kāi)課了，感覺(jué)自己做的幻燈片效果不夠豐富，翻來(lái)覆去就那幾種特效，太乏味了。在網(wǎng)上翻了個(gè)底朝天，終于找到了一個(gè)PPT幻燈片的3D效果插件，它自帶13種3D動(dòng)態(tài)效果，利用它就可以制作圖、文、聲并茂的3D動(dòng)畫(huà)幻燈片了。
在這里下載并安裝后，打開(kāi)PPT，就可以看到新增加的“PowerPlugs”工具欄，操作非常簡(jiǎn)單，跟平時(shí)設(shè)置幻燈片動(dòng)畫(huà)一樣。首先設(shè)計(jì)好幻燈片，然后單擊“Add 3D Transition”按鈕，打開(kāi)“PPT插件變換”對(duì)話框，在其中就可以通過(guò)選擇“Style”下拉列表中的多種漂亮效果，以創(chuàng)建出超炫的演示作品，而且還可以通過(guò)“Slow”、“Medium”、“Fast”三個(gè)選項(xiàng)來(lái)設(shè)置動(dòng)畫(huà)演示的速度。參數(shù)設(shè)置完畢后就可以單擊“View Show With 3D”按鈕播放幻燈片了。
PPT 3D效果插件非常豐富好看，功能設(shè)置也很多，強(qiáng)烈建議大家親自來(lái)體驗(yàn)一下超酷的3D效果。
圖4 讓幻燈片顯示出3D效果
有了這些第三方開(kāi)發(fā)的工具，Offic就如同插上了翅膀，功能更強(qiáng)更全面！過(guò)完年了，又要開(kāi)始好好工作了，讓插上翅膀的天使好好為大家服務(wù)吧。